ساختار شکست کار در مدیریت پروژه و مهندسی سیستم‌ها، ابزاری برای مشخص‌کردن و طبقه‌بندی کردن اجزای کاری می‌باشد بصورتیکه کمک به سامان‌دادن و مشخص‌کردن وسعت کلی کار در پروژه می‌کند. تعریف ساختار شکست کار ساختار شکست کار را می‌توان بدین ترتیب تعریف کرد: یک ساختار شبکه‌ای یا درختی به صورت گرافیکی است برای نشان دادن روش تولید محصول یا خدمت شامل، بخش‌های سخت‌افزار، نرم‌افزار، خدمات و سایر وظایفی که یک سازمان یا شرکت انجام می‌دهد مانند کارهایی که باید انجام شود تا یک محصول یا خدمت مشخص تولید و یا ارایه شود. در این تعریف منظور از «کارهایی که باید انجام شود» انجام و اتمام یک پروژه با بودجه و زمان مشخص است. تدوین ساختار شکست کار به عنوان یک نظام کاری، برای اطمینان از مشارکت‌کنندگان در اجرای پروژه، اعم از کارفرما، پیمانکاران/فروشندگان است که همگی بدانند چه عملیاتی برای تکمیل پروژه مورد نیاز است. استفاده از ساختار شکست کار به عنوان یک شالوده اطلاعاتی، برقراری ارتباط صحیح در باره پروژه را برای گروههای کاری و سازمانهای حکومتی ناظر بر پروژه و سایر فرایندهای قانونی، از طریق کاربرد یک مبنای مشترک، تسهیل می‌کند.

کاربران ساختار شکست کار در اجرای پروژه‌های بزرگ، علاوه بر کارکنان پروژه، عواملی چون سرمایه‌گذاران، تامین‌کنندگان مالی، پیمانکاران، در بعضی موارد سازمانهای دولتی و موسسات با دانش تکنولوژیکی پیچیده،دخالت و مشارکت دارند که بیشتر از گذشته به اطلاعات چندگانه و متمرکز نیاز دارند. رعایت الزامات حکومتی و مقررات قانونی و مسوولیت نظارتی سازمانها، به اطلاعات و زبان مشترک نیاز دارند. فلسفه ایجاد کد برای هر یک از عملیات در WBS و متدولوژی آن، می‌تواند این نیاز اطلاعاتی کلیه مراجع و واحدها را مرتفع کند. در حقیقت در اجرای پروژه، ساختار شکست کار یک داده و زبان مشترک است و ابزاری برای برقراری ارتباط بین کاربران مختلف در پروژه است که کاربرد موثری دارد. در تامین داده‌های مورد نیاز برای تدوین ساختار شکست کار، دو گروه شامل گروه عملیاتی پروژه و گروه‌های حاکمیتی و مسوول دخالت دارند. گروه‌های عملیاتی شامل، طراحی و مهندسی، ساخت و اجرا، مدیریت مالی، اداری و تامین تجهیزات و گروه‌های حاکمیتی و مسوول مانند، کارفرما/صاحب‌کار، سازمانهای دولتی و پیمانکاران هستند. یک ساختار شکست کار خوب طراحی و تدوین شده، گروه‌های عملیاتی و مسوول را قادر می‌سازد که ارتباطات دقیق و منظمی با هم داشته باشند.

داده‌های اولیه برای تهیه WBS برای تهیه یک ساختار شکست کار کامل و بدون نقص، داده‌ها و مواد اولیه باید گردآوری شود. این داده‌ها که در زمینه‌های مختلف است به قرار زیر هستند: - بودجه- نحوه و مقدار تامین مالی و جریان نقدینگی (Cash Flow) سالیانه را مشخص می‌کند. - برآورد هزینه، میزان هزینه‌های پروژه را بر مبنای تامین خدمات فنی و مهندسی، تامین کالا و تجهیزات و هزینه‌های ساخت، اجرا و نصب و راه‌اندازی را تعیین می‌کند. - بهره‌وری- نرخ بهره‌وری مورد انتظار برای عوامل درگیر در اجرای پروژه عامل مهمی در تدوین ساختار شکست کار است. - زمان‌بندی- جدول و برنامه زمان‌بندی و ترتیب انجام فعالیت‌های پروژه از ابتدای کار تا خاتمه پروژه عامل مهمی در تعیین روش کار است. - منابع- برای اجرای پروژه از منابعی مانند سرمایه، ماشین‌آلات، تجهیزات، نیروی انسانی و مواد مصرفی استفاده می‌شود که اطلاعات آنها برای تدوین ساختار شکست کار ضرورت دارد. پس از آنکه کلیه داده‌های پیش گفته فراهم شد، آنگاه کارشناسانی که ساختار شکست کار را تنظیم می‌کنند، کلیه ردیف‌ها و رده‌های عملیاتی را تعریف و تدوین می‌کنند. این تعاریف علاوه بر آنکه کلیه عوامل را قادر می‌سازد که حول یک شالوده مشترک اقدام و حرکت کنند، موجب ارتباط سه جانبه هزینه، زمان‌بندی و بهره‌وری بر محور ثابت و در نهایت باعث اندازه‌گیری مناسب پیشرفت کار و کنترل پروژه می‌شود. گردآوری مجموعه اینگونه اطلاعات بر مبنای مشترک، در مورد قابل قیاس بودن عملیات انجام شده با خطوط مبنای معین، اطمینان ایجاد می‌کند. اطلاعات حاصل از گروه‌های مختلف، علاوه بر آنکه در تهیه بودجه، زمان‌بندی و برآورد هزینه‌ها کاربرد دارد در تدوین خطوط مبنای برآورد هزینه و زمان‌بندی ساخت و اجرا موثر است. بنابراین ساختار شکست کار از مرحله شروع تا انتهای پروژه در برنامه‌ریزی،اجرا و کنترل و اصلاح بکار می‌رود. ساختار شکست کار ابزاری است برای کلیه کاربران پروژه تا بر تامین خدمات و تجهیزات، اجرا و اتمام موفقیت‌آمیز پروژه نظارت و کنترل داشته باشند.

ترکیب سیستم‌ها – کاربرد WBS عوامل و سیستم‌های اجرا و کنترل پروژه از قبیل، زمان‌بندی، برآورد، سنجش پیشرفت و عملکرد، نیروی انسانی، تامین تجهیزات، پایش و کنترل هزینه‌ها و سایر نظام‌ها به اطلاعات نیازمند است. انتقال اطلاعات بین واحدهای مختلف پروژه و سایر سازمانهای مرتبط با پروژه، باید به صورت صحیح عملکرد داشته باشد تا اطلاعات لازم بین واحدها و سیستم‌های فرعی به موقع و دقیق انتقال یابد سیستم کنترل پروژه چه به صورت دستی و چه به صورت خودکار و ماشینی،به عنوان سیستم جمع‌آوری به موقع اطلاعات اجرایی و به جریان انداختن این نوع اطلاعات از طریق تنظیم گزارش‌های مختلف و ارایه پیش‌بینی‌ها به مدیر پروژه به مقدار زیادی به ساختار شکست کار مناسب و کاربردی نیاز دارد.

مراحل تدوین ساختار شکست کار 1. موضوع و هدف کلی كار را مشخص كنید. 2. موضوع تعيين شده را به دسته هاي رده دوم از نظر اهميت تقسيم كنيد. اين شاخه ها بايد نمايانگر احتياجات و فعاليتهايي باشند كه مستقيماً به هدف اوليه ختم مي شوند و يا براي تكميل كار حتماً بايد انجام شوند. تيم تدوين مداوماً بايد سوالات زير را مطرح كند كه: - براي رسيدن به اين هدف چه چيزهايي مورد نياز مي باشد؟ - سپس چه اتفاقي خواهد افتاد؟ - چه چيزهايي بايد مورد توجه قرارگيرد؟ 3. براي هركدام از عناوين مهم فوق جزئيات بيشتري در نظر بگيريد. 4. WBS تدوين شده را از نظر كامل بودن و سير منطقي آن كنترل كنيد.

ساختار شكست كار بعنوان زيربناي ماتريس توزيع مسؤوليتها،زمانبندي شبكه اي، تخمين و تخصيص هزينه، آناليز ريسك، چارت سازماني، هماهنگي اهداف، كنترل (شامل مديريت پيمان) بكار مي رود.

روشهاي شكست كارها

روش اول 1- با گرايش به اقلام قابل تحويل: مفيدترين ودشوارترين روش تهيه WBS است. محصولات سيستمهاي عملكردي: اجزاء سيستمهاي عملكردي معمولاً محصولات مي باشد. نواحي فيزيكي 2- با گرايش به برنامه زماني فعاليتها فازهاي پروژه 3- با گرايش به منابع پروژه ديسيپلين ها واحدهاي مديريتي: با استفاده از وارد كردن عناصرOBS به WBS منابع مالي: با استفاده از وارد كردن RBS به WBS

روش دوم 1. ديسيپلينهاي عملكردي و تكنولوژيكي. 2. ساختار سازماني، در صورتيكه بتوان كل كار را بصورت واضح ميان گروهها يا افراد مختلف تقسيم نمود. 3. سيستمها و زير سيستمها. 4. سازندگان دخيل در پروژه. 5. موقعيت فيزيكي مجموعه هاي دخيل كه براي تكميل پروژه بكار مي روند.

روش سوم 1. بر مبناي محصول 2. بر مبناي فازبندي پروژه 3. بر مبناي عملكردها